Vertrouwenspersoon in organisaties

De vertrouwenspersoon is enerzijds een luisterend oor waar medewerkers misstanden kunnen melden.

Als een medewerker geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag, dan kan diegene bij een onafhankelijke vertrouwenspersoon terecht om dit bespreekbaar te maken.

Soms is een luisterend oor voldoende, de vertrouwenspersoon kan ook meedenken en adviseren over eventuele vervolgstappen.

Afhankelijk van de situatie kan de vertrouwenspersoon de melder doorverwijzen naar de juiste partij.

Dat kan een intern persoon of loket zijn maar ook een externe expert als een coach, huisarts, jurist of mediator.

Gedurende het proces zal de vertrouwenspersoon aangehaakt blijven om te borgen dat de melding goed wordt opgepakt.

Een vertrouwenspersoon zorgt ook voor registratie en anonieme rapportages en kan op deze wijze patronen signaleren en bij het management onder de aandacht brengen.

Tevens kan de vertrouwenspersoon aandacht geven aan en informatie geven over onderwerpen die spelen op de werkvloer. Door ziekmakende patronen zichtbaar te maken en advies te geven aan de organisatie over omgangsvormen, communicatie en samenwerking kan herhaling worden voorkomen.

Zo heeft de vertrouwenspersoon ook een preventieve werking.

Het aanstellen van een of meerdere vertrouwenspersonen zal idealiter onderdeel zijn van een groter pakket aan preventieve maatregelen en dat betekent dat je als organisatie actief actie onderneemt om misstanden te voorkomen en te zorgen voor het welzijn van je werknemers.

Daarmee verbeter je de werksfeer en vergroot je je aantrekkelijkheid als werkgever. Daarnaast is het heel verstandig om medewerkers uit te nodigen om niet rond te blijven lopen met problemen. Omdat dat tot een grote psychosociale belasting kan leiden met alle gevolgen van dien. Denk alleen al aan de negatieve impact van gezondheidsklachten, het escaleren van conflicten of de kosten van productiviteitsverlies en verzuim.

Bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon kun je kiezen voor intern, extern of een combinatie van beide.

Een intern vertrouwenspersoon is een medewerker die de taak van vertrouwenspersoon heeft naast het reguliere werk.

Vaak wordt gekozen voor iemand die het bedrijf, de cultuur en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen.

De voordelen van zo’n interne vertrouwenspersoon zijn dat diegene in de buurt is, vaak beter inzicht heeft in de cultuur en informele structuur van de organisatie en daardoor vaak beter kan meedenken over oplosmogelijkheden.

Het nadeel is dat er eerder conflicten kunnen ontstaan door “dubbele petten” of een beperkte onafhankelijkheid.

Het is dus sowieso niet verstandig om voor iemand te kiezen die bijvoorbeeld ook werkt als leidinggevende, HR-manager of jurist binnen het bedrijf. Want juist de vertrouwelijkheid van wat wordt besproken is essentieel.

Een extern vertrouwenspersoon is een expert van buitenaf met relevante ervaring en kennis. Dit zorgt voor meer deskundigheid, objectiviteit en onafhankelijkheid.

Dat is fijn als het gaat om moeilijke en gevoelige kwesties waarbij je het maar één keer goed kunt doen.

Afhankelijk van de samenstelling en grootte van het personeelsbestand kan een organisatie er ook voor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen, een mix van intern en extern.

Hierbij kan dan ook diversiteit nagestreefd worden in bijvoorbeeld geslacht, leeftijd en afkomst, zodat de melder altijd terecht kan bij iemand waarbij hij of zij zich het best op zijn gemak voelt.

Een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en kan informatie alleen in anonieme vorm of na toestemming van de melder overleggen aan de werkgever.

De vertrouwenspersoon wordt doorgaans ingeschakeld bij delicate kwesties die op een juiste manier moeten worden opgelost. Om ervoor te zorgen dat medewerkers open kunnen praten over hun ervaringen, is het de taak van de vertrouwenspersoon om de vertrouwelijkheid van de klachten de waarborgen.

Het is dus essentieel dat de onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid bij alle hulpvragen goed zijn geregeld.

De vertrouwenspersoon heeft trouwens geen verschoningsrecht zoals artsen, advocaten of journalisten.

De vertrouwenspersoon:

-heeft de bevoegdheid om gesprekken te voeren.

-mag de werknemer doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon.

-mag de directie gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen die hij/zij ziet.

-heeft geheimhouding, maar als een zaak voor de rechter komt, moet hij/zij indien gevraagd wel openheid van zaken geven.

Als er niet actief bekendheid wordt gegeven dat de vertrouwenspersoon er is, zal er weinig gebruik van worden gemaakt.

Het begint eigenlijk altijd met een preventief beleid en met de steun van het management voor de aanpak van ongewenste omgangsvormen.

Want: pas wanneer je laat zien dat ongewenst gedrag daadwerkelijk aangepakt wordt, geeft dat vertrouwen.

Dit kan niet alleen ongewenst gedrag voorkomen, maar werknemers ook aanmoedigen om hulp te zoeken bij de vertrouwenspersoon, omdat de melder op voorhand al inschat dat er serieus met meldingen wordt omgegaan.

Vervolgens is het zaak om de rol van de vertrouwenspersoon bekendheid te geven. In het inwerktraject maar ook later en tussentijds.

Bijvoorbeeld door de contactgegevens van de vertrouwenspersoon zichtbaar te vermelden op intranet, het met enige regelmaat te benoemen bij bijeenkomsten over gedragsregels/ omgangsvormen of bij voorlichtingsbijeenkomsten.

Ook kan ervoor gekozen worden om de vertrouwenspersoon eens in de maand een dagdeel op het bedrijf aanwezig te laten zijn. Dit verlaagt de drempel om contact op te nemen en houdt het bestaan ervan op het netvlies.

Hieronder schets ik hoe ik momenteel in een aantal organisaties werk. Dit is puur om een indruk te geven, dit is uiteraard naar wens flexibel vorm te geven.

Twee keer per jaar communiceer ik per mail via een medewerker aan iedereen in de organisatie een reeks data waarop ik in de organisatie aanwezig zal zijn, en waar ik zal zitten.

Een of twee dagen ervoor ontvangen ze een reminder dat ik kom.

Op die dagen kunnen medewerkers binnenlopen als de deur van die kamer openstaat, of een afspraak maken.

Afspraken maken kan ook altijd tussendoor, telefonisch, via zoom of een fysieke afspraak maken, ook buiten de organisatie, bv. tijdens een wandeling buiten.

De praktijk leert dat regelmatige fysieke aanwezigheid in de organisatie drempelverlagend werkt. Het is ook een goede een reminder is dat de vertrouwenspersoon er is, en er actie ondernomen kan worden als men onveiligheid ervaart.

Daarnaast stuur ik een aantal keer per jaar een video waarin ik toelicht waarvoor mensen mijn hulp kunnen inschakelen. Ook deel ik informatie over hoe men zelfreflectie en andere stressverlagende technieken kunnen inzetten. Deze video's maak ik op basis van de thema's die ik opvang. Zo werk ik ook graag preventief. Ook bied ik een aantal (online trainingen) die mensen kunnen volgen.

Alles met als doel: welzijn bevorderen.

De eigen verantwoordelijkheid aanzetten in de medewerker, door zelfreflectie en pro-actief handelen te stimuleren zie ik ook als een krachtig gereedschap.

Een keer per jaar stuur ik een verslag aan de directie over de grote lijnen van gesignaleerde kwesties, en geef ik gevraagd en ongevraagd advies om dit anders vorm te geven.

Om een indruk te geven, momenteel is mijn tarief 135 euro per uur, en reken ik af per 50 gevoerde gesprekken.

Mijn huidige opdrachtgevers vinden het fijn als ik naast 'passief' beschikbaar ben voor medewerkers ook doorlopend proactief gesprekken voer met mensen. Ik benader daarom ook mensen pro-actief om zo vinger aan de pols te houden over de ervaren werkcultuur.

Medewerkers waarderen dit als service vanuit de organisatie.